Scan ảnh là gì – Công cụ hữu ích trong công việc

Nhắc đến “scan ảnh”, chúng ta thường nghĩ ngay đến việc chuyển đổi tài liệu giấy thành các file lưu trữ trong máy tính. Với công nghệ scan, việc di chuyển, lưu trữ và tìm kiếm thông tin không còn là vấn đề. Nhờ tính năng scan, chúng ta có thể dễ dàng chuyển đổi cả văn bản và hình ảnh từ văn bản, hợp đồng, tạp chí hay thậm chí là ảnh chụp trên điện thoại và máy tính qua máy in và máy scan.

1. Scan ảnh là gì?

Scan ảnh là quá trình chuyển dữ liệu từ tấm ảnh thành các file lưu trữ trên máy tính. Quá trình này giúp chúng ta di chuyển, lưu trữ, chuyển đổi và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Máy scan hoạt động tương tự máy photocopy, biến cường độ sáng thành thông tin dạng số để lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại.

Việc scan ảnh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giảm rủi ro mất mát và hỏng hóc của các hồ sơ, hợp đồng và giấy tờ quan trọng. Ngoài ra, việc số hóa tài liệu cũng giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo thuận lợi trong việc quản lý và tìm kiếm tài liệu.

2. Công dụng của scan ảnh

2.1. Lưu trữ tài liệu giấy tờ quan trọng

Scan ảnh giúp lưu trữ và bảo quản tài liệu quan trọng một cách cẩn thận. Khi cần, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập lại tài liệu mà không lo mất mát. Việc sử dụng máy scan giúp giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

2.2. Bảo mật thông tin và tăng hiệu suất làm việc

Scan ảnh giúp bảo mật thông tin quan trọng bằng cách lưu trữ dưới dạng tệp PDF kết hợp chữ ký số. Phương pháp này giúp cải thiện quá trình lưu trữ và tìm kiếm tài liệu truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

2.3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Việc scan ảnh giúp bạn dễ dàng sắp xếp, hiện đại hóa và tìm kiếm thông tin. Các máy scan mới kết hợp nhiều tính năng và cho phép chia sẻ tài liệu qua email hoặc công cụ đám mây. Điều này giúp bạn truy cập thông tin từ xa một cách thuận tiện.

3. Quy trình scan ảnh trong máy scan

  1. Đưa tài liệu vào máy scan: Đặt tài liệu cần scan vào máy, đảm bảo nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy.

  2. Điều chỉnh cài đặt scan: Mở phần mềm scan và thiết lập các thông số về kích thước, màu sắc và định dạng tài liệu.

  3. Scan tài liệu: Bấm nút scan để bắt đầu quá trình scan. Khi quá trình hoàn tất, phần mềm scan sẽ cung cấp các tùy chọn chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu.

Sau khi scan xong, bạn có thể chuyển đổi file thành PDF hoặc ghép nhiều trang tài liệu. Một số phần mềm scan hỗ trợ cả scan card visit và danh thiếp thông minh. Chỉ cần đặt danh thiếp trước camera, phần mềm sẽ tự động nhận diện và lưu trữ thông tin cơ bản như chức vụ, tên, địa chỉ email và số điện thoại.

4. Scan ảnh trên điện thoại

4.1. Scan trên iPhone

Để scan ảnh trên iPhone, bạn có thể làm như sau:

  1. Mở ứng dụng “Notes” và tạo note mới.
  2. Nhấn vào biểu tượng camera và chọn “Scan Document”.
  3. Đảm bảo tài liệu nằm trong khung hình và điều chỉnh góc sao cho khít với tài liệu.
  4. Sau khi chụp hình, chọn “Keep Scan” để lưu lại kết quả scan.

4.2. Scan trên Android

Điện thoại Android có ứng dụng Google Drive cho phép scan tài liệu nhanh chóng. Bạn có thể làm như sau:

  1. Mở ứng dụng Google Drive hoặc tải về từ CHPlay.
  2. Nhấp vào dấu cộng và chọn “Scan”.
  3. Chụp hình tài liệu cần scan và điều chỉnh cắt xén nếu cần.
  4. Sau khi scan xong, nhấp vào dấu tích để lưu trữ tài liệu.

5. Những điều cần chú ý

Trong việc scan sách và in sách, cần chú trọng đến việc bảo vệ quyền tác giả. Người dùng cần nhớ rằng sao chép tác phẩm mà không có sự đồng ý của tác giả là vi phạm bản quyền. Tuy nhiên, theo luật sở hữu trí tuệ, người dùng được phép sao chép tác phẩm cho mục đích nghiên cứu và lưu trữ.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về scan ảnh và những công dụng mà nó mang lại. Đừng quên theo dõi Xưởng in DGPrint để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích nhé.

thông tin liên hệ:

Xưởng in DGPrint

Hotline:  093 569 1305 – 039 986 1305

039.986.1305 - 033.950.2582