Cách làm giấy khen, Hướng dẫn in giấy khen theo mẫu có sẵn

Bạn làm văn thư ở trường học và được giao nhiệm vụ in giấy khen. Bạn không biết cách thực hiện quy trình in giấy khen? Thực chất, bạn có thể in giấy khen nhanh chóng với mẫu giấy khen file word hoặc phần mềm tạo mẫu giấy khen chuyên nghiệp. Điều này giúp bạn tiết kiệm công sức và chi phí in ấn. Hãy tham khảo ngay cách in giấy khen đơn giản dưới đây của chúng tôi để biết thêm thông tin hữu ích!

Công nghệ in giấy khen theo mẫu có sẵn

Các trường học thường được trang bị máy in. Để in giấy khen theo cách đơn giản nhất, bạn cần có mẫu giấy khen học sinh file word và sử dụng máy in Laser. Việc này giúp công việc in ấn nhanh chóng và mang tính thẩm mỹ cao hơn.

Sau khi đã thiết kế giấy khen trên word và tạo được mẫu giấy khen, bạn cần trang bị kỹ năng trộn thư để không phải viết tay cho từng học sinh một.

Cách in giấy khen có mẫu sẵn

Cách in giấy khen có mẫu sẵn

Cách trộn thư khi in giấy khen, in giấy chứng nhận số lượng lớn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn mở mẫu giấy khen bằng file Word, nhấn vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hiện các bước Mail Merge.

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn, bạn chọn Letters -> nhấn chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tại đây, bạn chọn văn bản bắt đầu để trộn thư. Chọn Use the current document -> chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Thêm vào phần khen tặng các thông tin quan trọng khác như: Danh sách tên học sinh, lớp, đạt danh hiệu gì… Để ứng dụng Word tự động thêm các thông tin này vào Giấy khen. Nếu chưa có, bạn cần chọn Type a new list để tạo mới.

  • Để thực hiện cách in giấy khen theo danh sách, bạn hãy chuẩn bị sẵn danh sách khen thưởng trong file Excel -> chọn Use an existing list -> chọn Browse để tìm đến file danh sách khen thưởng hoặc chọn Select a different list file nếu bạn muốn thêm một danh sách khác.
  • Trong cửa sổ Select Data Source, chọn file danh sách -> nhấn Open.
  • Chọn sheet chứa danh sách -> nhấn OK.
  • Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn. Nếu bạn không muốn gửi đến ai, bạn có thể bỏ tick chọn trước tên của người đó -> nhấn OK.
  • Bạn nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Hướng dẫn in giấy khen hàng loạt - maẫu giấy khen

Hướng dẫn in giấy khen hàng loạt

Bước 5: Đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin -> chọn Mailings -> chọn Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel Danh sách khen thưởng. Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge bên phải -> chọn Next: Preview your letters để xem trước thư. Hãy lưu ý là nên căn chỉnh, tăng cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, tô màu chữ… cho phù hợp.

Bước 6: Để thông tin xuất hiện đúng trong vị trí của giấy khen, bạn chọn vào biểu tượng next và previous để xem từng giấy khen một. Mỗi giấy khen sẽ có tên người, tên lớp, danh hiệu tương ứng. Sau khi đã check xong, bạn chọn Next: Complete the merge.

Bước 7: Chọn Print để in.

Bạn có thể thực hiện cách in giấy khen hàng loạt hoặc chỉ in 1 vài bản bằng lệnh Current record.

Ngoài ra, nếu bạn đã có sẵn mẫu, cách in giấy khen có phôi sẵn sẽ trở nên cực kỳ đơn giản và dễ dàng. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách chèn chữ vào giấy khen hoặc cách in tên vào giấy khen trên những phôi đã có để thuận lợi hơn trong công việc in giấy khen của bạn.

Chất liệu in giấy khen

Nếu in bằng khen với số lượng lớn, bạn nên sử dụng giấy couche.

Nếu cần in gấp với số lượng ít, hãy sử dụng in laser và giấy Fort. Kích thước giấy khen khổ A4, đặt lồng cuống dưới tờ giấy khen. Như vậy, giấy khen sẽ không bị hỏng hay biến dạng trong quá trình sử dụng máy sấy laser.

Chất liệu in giấy khen

Chất liệu in giấy khen

Tóm lại, bạn chỉ cần chọn một trong các mẫu giấy khen đẹp file word hoặc sử dụng phôi giấy khen học sinh và thực hiện các thao tác như đã trình bày để cùng lúc hoàn thành tất cả giấy khen theo danh sách khen thưởng mà không sót một ai. Nếu bạn vẫn chưa ưng ý với mẫu giấy khen hiện có, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu giấy khen đẹp hơn tại xưởng in DGPrint.

Thông tin liên hệ xưởng in DGPrint:

Hotline:  0966 878 927 – 0339 502 582

039.986.1305 - 033.950.2582